Radikale Priorisierung für Young Leaders

Jens: Ein herzliches Moin und willkommen zur nächsten Folge von Stark im Sturm. Mit mir am Mikrofon der immer ausgeruhte, gelassene, stressfreie Jörg. Hallo.

Jörg: Moin lieber Jens, der wirrende Leadership Coach, der glaube ich mit vielen von euch schon ganz intensiv mit dem All Circle in Kontakt ist.

Jens: Genau, der AIL Circle, Ambition Young Leaders. Darum geht's. Ihr seid diejenigen, denen wir helfen, stark im Sturm zu bleiben. Und letzte Woche hatte ich wieder so ein Ding, da wollen wir heute mal drüber reden. Und zwar so der Klassiker. Leute versuchen, sich ihr Leben zu organisieren, ihr Arbeitsleben und delegieren und machen und tun und tralala. Und plötzlich kippt es. Was weiß ich, die Maschine geht kaputt oder irgendwie Kunde beschwert sich, Krise haut rein. Und zack, gehen sie wieder komplett sofort alle in den Modus Mikro-Management rein in die operative Nachtschicht und in die untersten Maschinenräume, sicherzustellen, dass sie alles unter Kontrolle haben. Und dann kommen sie bei mir an und sagen ... Ich weiß gar nicht, ich mein ganzes Leben wieder zusammenbringen soll. Das ist einfach viel zu viel. Ich krieg's alles gar nicht mehr gewuppt. Was soll ich tun? Und da haben der Jörg und ich gedacht, vielleicht gucken wir da mal ein bisschen näher hin. Und am Ende dieser Episode habt ihr dann eine klare Vorstellung davon, wie ihr vermeiden könnt, abzusaufen. Genau. Und du hast gesagt, wenn ich die Einleitung mache, dann gehst du sofort rein. ... zum Thema Kontrolle, das fand ich total spannend. Wie gehst du da jetzt rein?

Jörg: Das erste ist, glaube ich, mal mit ein bisschen Demut, sich mal bewusst zu machen, dass man eigentlich den Scheiß kontrolliert. Ein multivariablen Konstrukt, wo 100.000 Elemente mit reinwirken, die sowohl zu der Krise führen, als auch aus der Krise herausführen. Und das ist, ich, mit das größte Märchen oder der größte Trugschluss, den ich sehe, dass durch mehr Reporting und durch mehr Deep Dives und durch mehr Berater und durch mehr was auch immer abtauchen auf die einzelnen Arbeitsebenen, dass man damit irgendetwas schneller bewegt kriegt. Das was es tut, beruhigt das Gewissen. Wenn man selber dann ganz ganz viele Stunden auf der Uhr hat und überall sichtbar war, dann kann man wenigstens Gott in die Welt erzählen. Ich habe alles in meiner Machtstelle getan, dann ist man es nicht schuld. wenn es in den Keller geht. ist weit, weit, weit weg von der Frage, wie etwas effektiv ist. Wenn ich in meiner Sanierungsarbeit, das sind ja nochmal diese Krisensituationen, ja die, die mir oft begegnen. Wenn ich dann hingehe und ich würde dabei mitmachen, hätte keiner irgendwas gewonnen. Das, die Fakultät ja mitbringt, ist den Überblick und die Identifikation der Maßnahmen.

Jens: Okay, okay.

Jörg: der Hebeln der Aktionen, die die Nadel bewegen. Also quasi eine absolut radikale Priorisierung. Also wenn man jetzt in Bränden denken würde, dann wäre es so, dass man im Prinzip die Entscheidung treffen muss, welchen Brand man löscht und welchen nicht.

Jens: Das sind jetzt so alte weiße Männersprüche. Nach dem Motto, du musst einfach nur die richtigen Prioritäten setzen ... und schon ist alles gut. Jetzt bist du 32, 37, keine Ahnung, ... ... ein Team von 5, 6, 10, 15 Leuten ... ... und gerade brennt die Hütte. Du hast jetzt heute Morgen 20 Minuten auf dem Weg zur Arbeit, ... ... hast gesagt, okay, jetzt lasse ich mal den ganzen Scheiß sein ... und jetzt höre ich mal dem Jörg und dem Jens zu. Das hört sich ja richtig an. Und by the way Leute, das ist auch genau richtig, aber es hilft natürlich in dem Moment, wo das Chaos scheinbar über einem zusammenbricht, nur so am Rande zu wissen, dass man sowieso nichts kontrollieren kann und dass man damit eigentlich nur sein Gewissen bricht.

Jörg: Negenfrage, was ist der Unterschied zwischen der Bewertung Chaos und Ich bin überfordert und es ist einfach viel zu tun?

Jens: Ja, das ist eine gute Frage. Also wenn ich nur viel zu tun habe, aber dabei singe und pfeife, dann habe ich den Glauben, dass ich alles wunderbar mit der notwendigen Ruhe abgearbeitet kriege. Wenn das Chaos über mir zusammenbricht, dann habe ich das Gefühl, alle Tasks überlagern sich gerade. Ich habe gar keine rechte Ahnung, was ich eigentlich zu tun habe, wie lange das dauert. ob ich gegen welche Wand fahre. Und ich mal mir gerade in wildesten Szenarien aus, wie das Kartenhaus in sich zusammenfällt.

Jörg: Genau, jetzt reden wir ja über Young Leaders. Das heißt, ich habe ein Team von mehreren Leuten, die in der Gruppe mit diesen Aufgaben umgehen müssen. Jetzt muss ich mich auf meine Rolle zurückbeziehen und sagen, was macht mich denn jetzt in der Situation, das ist jetzt die Wettererscheinung draußen, jetzt bin ich der Skipper auf dem Boot und muss den Sturm navigieren. Wie gehe ich vernünftig mit dieser Welle von Aktivitäten Sag ich meinem Team, große Welle und mach die auch verrückt? Oder werde ich zum Gatekeeper? Und sagst du, jetzt kommt die ganze Welle. Aber das, was mein Team an Aufgaben kriegt, die Priorisierung, die Verteilung, wie viele kommen denn durchs Gate durch für das, was heute ansteht, das entscheide ich und manage die Erwartungshaltung an die Leute, die die Dinge an mich herantragen. Ja, ich weiß, du hättest das gerne heute Abend, kriegst aber nächste Woche.

Jens: Das machen zu können, dafür muss ich ja erstmal wieder ein bisschen zur Ruhe gekommen sein. Weil am Ende des Tages derjenige, gestresst ist, der stresst sein Team und der stresst das ganze System. Und wir wissen ja nur aus zig Episoden Stress entsteht zwischen den Ohren. Das ist eine Bewertung. Und letztendlich, was kann ich tun? in dem Moment, wo ich gefühlt Chaos habe und nicht mehr weiß, wie ich mein Leben auf die Rolle kriege, da das Ganze für mich umzubewerten und zu sagen, hey Achtung, es ist nur eine Frage, wie ich drauf gucke. Was mache ich da?

Jörg: Das erste, glaube ich, hat was damit zu tun, die Implikation für einen selbst, was das Chaos angeht. Also wenn ich davon ausgehe, wenn ich dieses Chaos mit all den Aufgaben nicht perfekt so meister, wie man es von mir erwartet oder wie jeder sich das wünscht, dann habe ich ein persönliches Reputationsproblem in meiner Rolle. Dann gibt es vielleicht möglicherweise viele andere Leute, die mich nicht für einen guten Manager halten, für einen guten Leader halten oder sonst irgendwas. Das heißt, das was den Stress auslöst, ist eine Angst, die eigentlich viel weiter geht. Wenn man aber auf die Situation schaut, das hat für mich persönlich keine Konsequenzen, ich mache aus meinem Aufgabenverständnis heraus, löse ich das jetzt so gut wie ich kann und so gut wie ich kann muss es gut genug sein.

Jens: Ganz wichtiger Punkt. Wenn du wirklich in den Schneesturm kommst, und es hat minus 20 Grad und du bist mitten im Freien, dann geht es nicht darum, dass du dir Gedanken machst, was passiert, wenn du in drei Stunden nicht an irgendeiner Hütte ankommst, sondern es geht darum zu sagen, den nächsten Schritt, den setze ich ganz bewusst. Und den setze ich mit dem festen Glauben, dass dieser Schritt hält. Und danach setze ich den nächsten Schritt und dann setze ich den nächsten Schritt. Und gar nicht erstmal davon ausgehen, dass du alles auf einmal machen musst oder perfekt machen musst, sondern einfach sicherstellen, das nächste bisschen, was du gerade noch übersehen, überschauen kannst, dass du auch kompetent erlösen kannst, das wird dann gelöst und danach geht es dann weiter.

Jörg: Genau. Aber der Punkt mit der Gelassenheit, das mal dahin zu machen, ich glaube, es ist auch wichtig, sich bewusst zu machen, dass der Stress kein Produktivitätstreiber ist. Die Angst ist auch kein Produktivitätstreiber. Ja. Sondern die größte Chance, die ich darauf habe, viel von den Aufgaben in der richtigen Reihenfolge, also mit der richtigen Priorität und in der richtigen Sorgfalt umzusetzen, habe ich mit einem ruhigen Geist. Unter Adrenalin sind die Chancen deutlich geringer, weil wir damit im Kampf- oder Fluchtmodus sind. Das heißt, ist der kreative Teil des Geistes weniger aktiv, sondern dann bin ich im Kampf. Und es ist vollkommen ausgeschlossen, dass die Mannschaft das nicht mitkriegt. In der selben Hinweise. Das heißt, damit hat man auch noch eine sehr ansteckende Wirkung im negativen Sinne. Ich habe mal gehört von einem Fluglehrer, der mit dem, ich glaube Dieter Langart, das war in einer Episode, der Fluglehrer ist nah an das Gewitter rangeflogen und der Flugschüler, der war immer nervöser und hat der Fluglehrer gesagt, solange ich nicht nervös bin, brauchst du nicht nervös sein. Und genauso ist das auch für die Mannschaft. gehen hin, die müssen das Vertrauen haben, solange der nicht nervös ist, muss ich auch nicht nervös sein.

Jens: Dann Jetzt ist die Frage, darüber haben wir auch schon ein paar Mal gesprochen, aber es ist ja wirklich wichtig, wie merke ich das an mir, dass ich gestresst bin und was kann ich dann tun unmittelbar, mich selber aus dieser Situation mal rauszunehmen und ganz kurz bewusst mich zu beobachten und dann auch bewusst entscheiden, okay, ich lasse mich jetzt nicht weiter stressen.

Jörg: Lieber Jens, würde ich mal eigentlich müsstest du die Frage direkt selbst beantworten, weil das fängt mit B an und hört mit Wrathwork auf. Also auf jeden Fall Boxatmung ist ein Universarezept funktioniert immer funktioniert.

Jens: Ja.

Jens: So, also es gibt ein tolles Buch, das heißt Breathe, Atme. Ich habe jetzt in Outdoor gerade nicht parat, aber das war für mich schon echt ein Augenöffner, ein Schocker, fast schon, zu sehen, was richtige Atmung tatsächlich verursacht. Von der Zahnschiefstellung, die man damit korrigieren kann, über tatsächliche Rücken, also Wirbelsäulenbegradigungs... Maßnahmen, bis hin natürlich zu Stress auflösen. Und das Box Breathing, was du gerade ansprichst, für die, die anderen Episoden noch nicht gehört haben oder uns sonst nicht folgen, das Box Breathing ist eine ganz einfache Atemtechnik, die unter anderem auch die Navy Seals verwenden, die, bevor sie in Einsatz gehen, weil sie sich damit beruhigen. Und das ist ganz einfach. Du atmest vier Mal, also vier Sekunden ein. Dann hältst du vier Sekunden den Atem, dann atmest du vier Sekunden aus und dann hältst du wieder den Atem. Also wie quasi ein Quadrat. Vier Sekunden ein, vier Sekunden halten, vier Sekunden aus, vier Sekunden halten. Und das machst du so zwei, drei Minuten lang. Und was dann eben tatsächlich passiert, diese Atemübung, die wirkt unmittelbar über den Vagusnerv auf dein Brügungszentrum im Hirn, den Parasympathikus. Und du kannst gar nicht anders als ruhig zu werden. Und das heißt, deine Atmung wird langsamer, dein Herzschlag wird langsamer, deine Pupillen fokussieren sich wieder, die Muskelspannung geht runter, dein Verdauungstrakt geht langsam wieder los, deine Libido setzt wieder ein und du befindest dich sozusagen in einer Homio-Stase. Das Gute bei dieser Box-Breathing-Übung ist, das kannst du natürlich auch mitten im Meeting machen. Das kannst du überall machen, selbst wenn du beobachtet wirst, weil das kein Mensch mitkriegt. Und was du in dem Moment, wo du die bewusste Atmung einsetzt, was da ebenfalls passiert ist, du fokussierst dich auf die Atmung und damit hört erst mal dieses Monkey-Mind auf. Die Jackenaffen, die du im Kopf hast, der Irrsinn, den du gerade versuchst einigermaßen in den Griff zu halten, das weicht einer Ruhe.

Jens: und auch einer Sanftheit. Und wenn du zwei, drei Minuten, das ist ja nichts, das ist ja überhaupt nichts, wenn du diese zwei, drei Minuten dir genommen hast und du bist total ruhig, dann wirst du auch feststellen, guckst du mit einer ganz anderen Klarheit auf denselben Sachverhalt. Und wenn du dir dann diese Kernfrage stellst und sagst, okay, was von all dem ist jetzt jetzt hier und heute unmittelbar am wichtigsten. Wie sieht die Situation aus? Und was habe ich tatsächlich für Möglichkeiten für Leute, für Ressourcen? Und wie gehen wir das an? Nämlich Lage, Auftrag, Durchführung, wie das so schön im Militär heißt. Dann hast du für dich eine Aktion in Gang gesetzt, von der du weißt, Da komme ich auf jeden Fall ans Ziel. Und dann hast du eine Zuversicht in diesem Chaos ein wenig Struktur zu haben und damit beruhigst du dich auch selber schon wieder ein Stück weit. Und da du ja nie alleine unterwegs bist, wie du auch gesagt hast, ist das etwas, was du natürlich auch mit dem Team gemeinsam, im Team machen kannst und damit gleichzeitig das ganze Team auch ein Stück weit beruhigst, weil du mit Ruhe und Souveränität Struktur in das Chaos-Bild.

Jörg: nicht nur das eigene Team, sondern auch derjenige, ich sag jetzt mal der Vorgesetzte, der selbst nicht in Homöostase ist und vollkommen bestresst, das bei der Abled auch hinzugehen, den oder derjenigen ein bisschen Raum zu schenken und zu sagen, hey, lass uns mal ein paar Minuten nehmen und mal zur Ruhe kommen. Sag mir doch mal, was ist dir denn von all denen das Wichtigste? Wo brennt es denn am meisten? Was sind denn die, als dass man wirklich auch hingeht mit den Leuten auch da Ruhe reinbringt, auch die Ruhe in die Richtung nach oben ist nicht nur nach unten, sondern auch sozusagen nach oben hin die Ruhe reinzubringen und auch in jedem Meeting immer zu sagen, okay, was steht denn jetzt an? Was müssen wir jetzt jetzt tun? Was ist das Wichtigste, was wir jetzt jetzt tun sollen? Weil eine Sache, die auch, die ich nie müde werde zu wiederholen, ist Es hat noch nie jemand zu einer anderen Zeit gelebt als im Hier und Jetzt. Da noch nie einer morgen gelebt, da hat noch nie einer gestern gelebt. Das heißt, im Hier und Jetzt gibt es immer nur eine Sache, im Hier und Jetzt zu tun ist. Es sind ganz viele Hier und Jetzt, die dann ineinander gereizt sind, die dann letztendlich alles lösen. Aber es gibt nie ein Hier und Jetzt, in dem zehn Dinge gleichzeitig zu tun sind. Es gibt immer eins, was das Rennen gewinnt. Im Hier und Jetzt. Und deswegen ist auch die Atmung bringt einen auch immer ins Hier und Jetzt. Deswegen ist das unfassbar wichtig, die Komplexität rauszunehmen und das eine Thema zu finden, weil ich kann nie mehr als eine Sache gleichzeitig machen, das eine Thema zu finden, was im Hier und Jetzt erledigt werden muss.

Jens: Und da kann man natürlich jetzt noch gefühlt zwei Tagesseminare dranhängen, was man dann auch machen kann. ich glaube auch entscheidend ist, Struktur im Chaos hilft unheimlich. Jetzt ich aus dem Militär weiß natürlich der Befehl sozusagen, Lagerauftrag durch, der ja sehr strukturiert ist, hilft im Chaos keine wesentlichen Dinge zu übersehen. Und was genauso hilft ist, Bei all der Fülle der Themen, die ihr da draußen habt, bei all dem Shit, den euch die Leute auf den Schreibtisch knallen, ist die klassische Eisenhauer-Matrix, die wahrscheinlich die allermeisten von euch kennen, sich nämlich wirklich zu fragen, was ist dringend und was ist wichtig. Und alles das, was dringend und wichtig ist, das erledige ich jetzt, im Hier und Jetzt, und zwar persönlich. Alles das, Was nicht dringend ist, wichtig ist, das verschiebe ich entweder, weil es Prior 2 ist, auf einen anderen Zeitpunkt oder aber ich delegiere es weg. Und alles das, was nicht dringend und nicht wichtig ist, das lasse ich einfach sein. Und wenn ich mal durch diese Fülle der Anforderungen von außen an mich mal durchgehe, wenn ich mal alle Meetings, alle E-Mails, wo ich CC bin, den ganzen Scheiß, auf Deutsch gesagt, wenn ich das mal nehme und mir überlege, was davon ist denn tatsächlich nicht dringend und nicht wichtig und ich nehme den ganzen Mist und drücke auf Delete, was da plötzlich für eine Freiheit entsteht. All die Meetings, wo ich dabei sein soll und ich habe absolut keinen Plan, warum jetzt ich da sein soll, wo ich auch genau weiß, da habe ich nichts zu beizutragen. Wenn ich da sage, ich kann an dem Tag nicht, ich muss leider das Meeting absagen, ... die Wahrscheinlichkeit, dass das deine Karriere beendet, die ist Null. Null! Und du schaffst dir aber eine Stunde auf zwei Freiheit für die Dinge, ... die wirklich wichtig und dringend sind. Für die Ruhe in deinem Team, für deinen eigenen Überblick. Und das geh mal durch den Kalender. Ich mach das regelmäßig mit meinen Klienten.

Jens: Ich hole immer zwischen 15 und 20 Prozent Zeit raus aus den Kalendern meiner Klienten, wenn wir mal wirklich in aller Ruhe da durchgehen und schauen, was ist unbedingt notwendig.

Jörg: Ich würde den Prozentsatz deutlich höher ansetzen. Wir haben diese Übung mal gemacht mit den Teams-Meetings. Nach Corona ist ja quasi alles, was am Shop-Floor passiert ist, in den Teams-Raum gekommen. dann nie wieder abgesagt. Dann wird diese Regeltermine nie wieder abgesagt. Dann wird mal ein Termin weitergeleitet. Ich erlebe das so oft, dass die Hälfte Mikrofon aus, Bildschirm aus.

Jens: Ja.

Jens: Ja.

Jens: Ja, ja, ja.

Jörg: dem Verlauf des Meetings weder irgendwas dazu beitragen noch sonst irgendwie in Erscheinung treten. Und ich habe mir die immer stichprobenweise gegriffen und habe gesagt, warum warst du da drin? Damit dich mit der Ermutigung so von wegen sag doch was, sondern mit der Ermutigung, wenn du dann jetzt verloren hast, dann bitte bleib weg. Mach was Sinnvolleres damit.

Jens: Ja, ja. Und ein E-Mail, du CC bist, da musst du nicht drauf antworten. Das interessiert nicht. Du bist CC. Und wenn du meinst, du musst an der Sache wieder nachgehen, weil es irgendwie ja doch interessant und spannend sein könnte. Nein, das ist Noise, das ist Geräusch. Alles das, was wirklich dich betrifft, da bist du auf Two. Und am Ende des Tages möchte ich nicht wissen, wie viele Leute eine CC Traumata und Phobie haben. Weil du wirst zugemüllt und du musst das ja alles lesen. Ja? Lies das nicht. Du bist CC. Ja? Lies es in einer Zeit, wo du Zeit hast. Wenn du momentan was anderes zu tun hast und da poppt ein CC-E-Mail rein, dann liess es nicht sofort, sondern nimm dir eine ganz bewusste Zeit dafür. Ich weiß, das hört sich so leicht an. Aber wenn du anfängst dich ernst zu nehmen und dich selber als Priorität zu nehmen und dich ernst nimmst im Sinne von, jawohl ich treffe gute Entscheidungen, jawohl ich kann priorisieren, jawohl ich weiß schon was wirklich wichtig und dringend ist. Wenn du dich ernst nimmst, dann höre

Jörg: Ja, und vielleicht noch ein Abbinder dazu, wenn wir mal bei dem Fassungsvermögen eines 10 Liter Eimmers sind. Wir haben uns darüber einigt, dass kein Target Setting der Welt und auch kein Tracking und kein Berater aus den 10 Liter 12 Liter machen. Die einzige Chance, die es gibt, ist zu wählen, womit wir den 10 Liter Eimer füllen. Wir haben keine andere Chance. Es werden keine 12 Liter.

Jens: Korrekt!

Jörg: So, wenn wir auch als Führungskräfte achtsam sein wollen, gutes Vorbild sein wollen unseren Leuten gegenüber, dann trainieren wir sie da drin, wie sie die 10 Liter sinnvoll füllen. Aber nicht, wie sie sich darüber rechtfertigen mit der Hälfte der Zeit, warum 12 Liter nicht reinpassen. Das meint es, achten sie größte Verschwendung.

Jens: Und by the way, du bist derjenige, der deinen 10 Liter Eimer leben füllt. Das kannst nur du. Und du hast aber auch das Recht dazu zu sagen, dieses Wasser kommt nicht in mein Eimer. Oder aber, ich dreh den Hahn auf und lasse Wasser ab. Weil am Ende des Tages ist es ein Effizienzsteigerungstool. Das hat nichts damit zu tun, wenn du Nein zu etwas sagst, dass du unwillig bist oder auf Widerstand gehst, sondern ein Nein zu etwas ist ein Ja zu etwas anderem.

Jörg: Absolut. Lass mich noch, weil wir sehen, wir kommen schon an die Grenze unserer Episodezeit. Ich würde gerne noch einen praktischen Impuls hinbringen, der so wirklich für jede nächste Aufgabe und für jedes nächste Meeting anwendbar ist. Sich der Absicht bewusst zu sein, vor jedem Meeting, vor jeder Aufgabe zu sagen, was will ich davon, wenn das Ideal läuft. Das ist meine Absicht in dem Meeting, welchen Beitrag will ich leisten. Also sich immer die Frage zu stellen, vor jedem Meeting, gehört das in meinen Eimer sozusagen. Und radikal zu sein, wenn wir sagen nein oder wenn wir nicht genau wissen, erst mal raus damit und wenn dann wer anders die Überzeugung hatte, hätte man doch was zu beitragen sollen, die melden sich dann schon. Also ich glaube da eine gewisse Radikalität tut gut.

Jens: Ja, unbedingt. Und das nutzt dem Gesamtsystem. In dem Sinne, wunderbar. Also, wir hoffen, dass ihr jetzt mindestens 3 Liter aus dem 10 Liter Eimer Wasser ablassen konntet und wieder die Zeit habt für die wirklich wichtigen Dinge. Dazu gehört übrigens auch ihr. Also, Wasser abzulassen, damit ihr Zeit mit euch selbst verbringt, das ist das Allerwichtigste. Ja, ihr, eure Familie, Freunde, Spaß an der Freud, ganz, ganz, ganz elementar. Und dafür kann man auch schon mal ein unnötiges Meeting sein lassen oder vielleicht 300 E-Mails weniger unmittelbar beantworten und sich dafür freuen daran, dass ihr euch priorisiert habt.

Jörg: Denn denkt dran, läuft auch, wenn ihr in Urlaub

Jens: Absolut. Gut, also in dem Sinne dann erstmal vielen Dank fürs Zuhören. immer liken und kommentieren und so weiter. Das wird ja im Abspann auch nochmal. Wir freuen uns auf die nächste Episode und bis dahin bleibt alle stark im Sturm. Euer Jens und euer Jock.